Ny udbudsskabelon fra IKA sætter samarbejdet i centrum

Behovet for stærkere samarbejde i offentlige indkøb er vokset markant, efterhånden som mange opgaver og ydelser ikke længere kan løses med standardiserede leverancer alene.

IKA – Foreningen af Offentlige Indkøbere har derfor lanceret en ny formel-relationel udbudsskabelon, der sætter samarbejdet mellem offentlig ordregiver og leverandør i centrum i kontrakterne.

Mens den klassiske, transaktionelle kontraktmodel fortsat er velegnet, når parterne udveksler relativt standardiserede ydelser, oplever mange offentlige ordregivere, at en række af de ydelser, de indkøber, er komplekse og kræver et effektivt samarbejde for at realisere kontraktens fulde værdi. Til disse kontrakter tilbyder den nye skabelon et formaliseret grundlag for gensidighed, fælles målsætninger og balanceret fordeling af rettigheder og forpligtelser.

Målet er at muliggøre mere fleksible og robuste samarbejder – i overensstemmelse med udbudsrettens krav om gennemsigtighed og forudsigelighed.

Blandt de centrale elementer i udbudsskabelonen er:   

• Balance mellem samarbejde og udbudsret 
  Skabelonen kobler moderne, relationelle samarbejdsprincipper med de udbudsretlige krav om gennemsigtighed og forudsigelighed. Den er således udviklet, så den lever op til udbudslovens rammer og kan håndtere nødvendige justeringer undervejs i kontraktforløbet, så længe det er udbudsretligt forsvarligt.  
  
  
• Fælles mål og gensidige forpligtelser
  Kontrakten indeholder indledningsvist en beskrivelse af kontraktens fælles mål (en fælles vision konkretiseret i 3-5 succeskriterier). Denne vision balancerer parternes interesser og fungerer som ledestjerne for hele samarbejdet.  
  
  
• Vejledende principper
  Aftalen bygger på et sæt formelle, nedskrevne samarbejdsprincipper - de typiske er autonomi, loyalitet, rimelighed, gensidighed, ærlighed og integritet. Disse principper er designet til at guide parternes handlinger, især i uforudsete eller ukomplette kontraktforhold.  
  
  
• Positiv incitamentsstruktur
  Skabelonen fremmer udvikling og brug af positive incitamenter, så parterne motiveres til at (over)præstere og til at håndtere ændringer proaktivt - fx via belønninger (bonus, kontraktforlængelse mv.) og en rimelig fordeling af risici.
  
  
• Formalisering af samarbejdsaktiviteter og kommunikation
  Der stilles konkrete krav til samarbejde, fælles aktiviteter, informationsdeling og strukturer for dialog og konflikthåndtering under kontraktperioden. Det omfatter bl.a. informationsudveksling, samarbejde på flere niveauer og onboarding af nye nøglepersoner.
  
  
• Håndtering af ukomplette kontrakter
  På baggrund af forskningsstudier anerkender skabelonen, at det er umuligt at forudse og specificere alle forhold i komplekse offentlige kontrakter. Derfor formaliseres de processer og principper, der gør det muligt at justere og tilpasse kontrakten i løbet af dens levetid.

Hos DI hilser man initiativet velkomment, da et stadigt mere komplekst udfordringsbillede i Danmark og verden kalder på stærkere og mere fleksibelt samarbejde mellem offentlige og private aktører.

“Uroen i verden, den grønne omstilling og behovet for stærkere konkurrenceevne kalder på, at vi rykker sammen i bussen. Der er brug for klogere og mere fleksible samarbejder mellem offentlige indkøbere og private leverandører. Det kræver handling – ikke kun skåltaler. Tak til IKA for at blive konkrete. Retningen er rigtig, og sammen må vi fjerne sten i skoen på vejen,” siger Felix Dalker, seniorchefkonsulent i Dansk Industri.

IKA’s formel-relationelle skabelon er version 1.0 og stilles gratis til rådighed for offentlige indkøbere og deres leverandører. IKA opfordrer brugere til at give feedback med henblik på løbende forbedringer. Skabelonen ledsages af eksempler og vejledning til, hvordan man konkret kan beskrive fælles mål og relationelle principper afhængig af tjenesteydelsen, blandt andet for rengøring, visiteret kørsel, helhedspleje og hjælpemiddeldepot.

Du kan finde skabelonen og dertilhørende vejledning på IKA’s hjemmeside her.