Hos DSB bruger 1.800 medarbejdere generativ AI i hverdagen

AI-rejsen begyndte for alvor hos DSB i foråret 2023, hvor organisationen lancerede sin interne AI-indsats; trAIn. Det skete, da der både var behov for at strukturere arbejdet med generativ AI og træne medarbejderne i brugen af teknologien.

-Generativ AI skal ud at leve i forretningen, men det kræver, at alle i organisationen – både direktionen, lederne og medarbejderne – har en forståelse for, hvordan teknologien kan bidrage til arbejdet på tværs af alle afdelinger, siger Emil Møller Marker, underdirektør for strategisk AI hos DSB, og fortsætter:

-Derfor har vi i DSB igangsat forskellige tiltag, der skal hjælpe til, at vi får alle ombord i AI-værktøjerne.

Få en ny kompetence på 5 minutter

DSB har udviklet sin egen platform, DSB AI Launchpad, hvor de ansatte har adgang til forskellige AI-værktøjer. Platformen er på forsiden opdelt i moduler, så det er tydeligt for den enkelte medarbejder at se, hvordan man kan anvende generativ AI til specifikke opgaver.

Det inkluderer f.eks. et værktøj til at skrive mødenoter, et til at lave jobopslag og et til at generere billeder, ligesom medarbejderen kan bruge DSB Chat, som man kender det fra ChatGPT eller Copilot.

-Generativ AI er ofte svært for folk at bruge, fordi det kan bruges til alt. Derfor har vi lavet en platform, der med forskellige moduler og værktøjer guider medarbejderne i retning af, hvordan de kan bruge teknologien i deres arbejde, siger Emil Møller Marker.

For at gøre det let for medarbejderne at lære om AI-værktøjerne, har DSB også lavet korte videoer inspireret af TikTok-formatet, som de ansatte kan se direkte inde på platformen. Disse videoer varer typisk få minutter og demonstrerer i form af intuitive trin-for-trin vejledninger, hvordan de forskellige AI-værktøjer kan bruges.

-Frem for at skulle igennem lange e-læringskurser om generativ AI, gør de korte videoer det muligt for medarbejderne at få en ny AI-kompetence på under fem minutter, når de faktisk har teknologien i hånden og har et konkret spørgsmål, fortæller Emil Møller Marker. 

AI-samarbejdsrum til arbejdsområder

På platformen har DSB også lavet et AI-værktøj, de kalder Workspaces, som er et arbejdsrum, hvor kolleger i et team eller afdeling kan samarbejde om opgaver eller projekter ved at bruge generativ AI. Her skal de blot tilføje hinanden til rummet.

-Vi arbejder jo oftest sammen med andre om at løfte et fælles ansvar, og derfor har AI-værktøjet også vist sig at være enormt populært blandt de ansatte. Det har løftet brugen af generativ AI til, at vi nu har hele 1.800 medarbejdere, der hver uge bruger teknologien, konstaterer Emil Møller Marker og fortsætter:

-Vi har i alt 6.500 medarbejdere i DSB, hvor ca. 2.500 af dem har deres primære arbejde foran computeren, og her er brugen af generativ AI særligt relevant. Derfor er vi også super glade for, at antallet af ugentlige brugere er så højt.

For eksempel har flere af DSB’s projekter oprettet Workspaces til at finde information i kontrakter og andre relevante dokumenter. Det aflaster medarbejdernes hukommelse, da der ikke længere er behov for at huske specifikke detaljer eller bruge tid på at lede manuelt i omfattende dokumenter. Med få prompts kan man nemt fremsøge deadlines, nøglepunkter og andre vigtige oplysninger, hvilket gør arbejdsprocesserne både mere effektive og mindre tidskrævende.

-Fordelen er, at man kun skal træne AI-værktøjet én gang, ligesom arbejdsrummet fungerer som en specifik vidensdatabase, der tilpasser svarene til teamets kontekst og viden, som der arbejdes inden for. Derfor kan den f.eks. ikke svare på, hvem der er statsminister i Danmark, fortæller Emil Møller Marker.

Er du nysgerrig på at høre mere om, hvordan DSB er lykkes med at få de ansatte ombord i teknologien? Så deltag og tilmeld dig webinaret 'Generativ AI: Fra opstart til succes - erfaringer fra danske virksomheder' her.

Change Manager med fokus på uddannelse

DSB prioriterede også fra start at ansætte en Change Manager, der har til opgave at undervise og engagere lederne og medarbejderne i at komme i gang med generativ AI samt ændre deres syn på arbejdet.

-IT-afdelingen kan lægge nok så mange AI-værktøjer ud på medarbejdernes pc’er, men det handler først og fremmest om, at de ansatte ved, hvordan det kan hjælpe dem til at løse deres arbejdsopgaver. Selvom tiltagene understøtter fælles læring, handler det i høj grad om at give den enkelte medarbejder evnen til at tilpasse dem til sine egne opgaver, fortæller Emil Møller Marker og fortsætter:

-Derfor har vi ansat én person med fokus på organisatoriske forandringer, som har kompetencen til at sikre, at medarbejderne forstår, hvordan AI kan forandre deres arbejdsprocesser og tilpasse sig deres behov. Vores Change Manager, Tobias, er derfor hele tiden ude at tale med forretningen.

I løbet af 2023 og 2024 har DSB holdt oplæg for 2.200 kolleger. Det foregår både til afdelingsmøder og seminarer, hvor det handler om at få AI-værktøjerne mellem hænderne, men også ved uformelle snakke ved kaffemaskinen. Generativ AI er også blevet en fast del af onboarding-programmet til nye medarbejdere og ledere. 

-Fokusset på undervisningen har ikke kun skabt et bredt kendskab til generativ AI i organisationen, men har også givet medarbejderne en dybere forståelse af, hvordan generativ AI kan passe ind i deres arbejdsprocesser, siger Emil Møller Marker.

Direkte feedback på AI-værktøjerne

Hos DSB gennemfører de også løbende interne undersøgelser om, hvordan de ansatte bruger DSB Launchpad, ligesom de aktivt beder de ansatte om feedback på deres oplevelser med de forskellige AI-værktøjer.

Det sker ved, at medarbejderen kan indsende feedback direkte via en formular på platformen f.eks. om, hvor gode svar de får fra chatten. På den måde bliver AI-værktøjerne hele tiden justeret og forbedret.

-Feedback er et super vigtigt tiltag, så vi kan tilpasse værktøjerne efter de specifikke behov og præferencer, som der er i brugen af generativ AI. På den måder sikrer vi, at det skaber mest mulig værdi for medarbejderne, siger Emil Møller Marker.

Hvad så nu?

Efter DSB’s fokus på at få de ansatte i gang med at bruge generativ AI har de oplevet flere positive effekter. For 1,5 år siden var det kun fåtallet, der brugte teknologien i deres dagligdag, men i dag anvendes DSB’s AI-værktøjer bredt i hele DSB.

-Medarbejderne har lært at prompte og producere indhold, og når vi taler med dem, fortæller de, at de sparer halve til hele timer om ugen ved at bruge generativ AI i opgaverne, siger Emil Møller Marker.

Selvom DSB ikke er begyndt at stille specifikke krav til anvendelsen af AI, er teknologien blevet en naturlig del af de ansattes hverdag, ligesom de forskellige tiltag allerede har båret frugt.

-Vi er godt på vej. Løsningerne bliver brugt, medarbejderne kommer tilbage til platformen, og der bliver i dagligdagen arbejdet med, hvordan generativ AI kan bruges i afdelingerne. Nu handler det om, at de ansatte bliver endnu dygtigere til at indtænke værktøjerne i arbejdet og finpudser deres AI-kompetencer, fortæller Emil Møller Marker og afslutter:

-Vi vil også rigtig gerne have de medarbejdere med, som ikke sidder foran computeren. Derfor arbejder vi lige nu på nye spændende AI-løsninger til de medarbejdere, der primært bruger mobiltelefonen i det daglige arbejde.